Politiques RH et législation du travail
Guide pour élaborer les politiques RH
Dans ce guide sont présentés des renseignements pratiques pour aider les organisations à élaborer des politiques et procédures RH.
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Conçu pour les plus petites organisations, ce guide sera utile pour celles qui entreprennent l’élaboration de politiques ou qui procèdent à la révision et à la mise à jour de leurs politiques. On y aborde les sujets suivants :
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Définir « politiques » et « procédures »
Une politique est un énoncé formel de principes ou de règles que doivent respecter les membres d’une organisation. Chaque politique concerne un aspect important de la mission ou des opérations d’une organisation.
Une procédure indique aux membres d’une organisation comment mettre en œuvre une politique. Une politique définit l’ensemble des principes généraux, tandis qu’une procédure indique comment mettre en œuvre ces principes.
Les politiques sont rédigées sous la forme d’énoncés ou de règles, et les procédures sous la forme d’instructions à suivre selon un ordre logique et des étapes déterminées.
Politiques RH essentielles
Les plus petites organisations devraient au minimum se doter de politiques concernant les sujets suivants :
Éléments importants d’une politique bien conçue et utile
- Titre de la politique
- Date d’entrée en vigueur et de révision de la politique
- Objet de la politique (ce qu’elle vise à promouvoir ou le but à atteindre)
- Énoncé fondamental de la politique
- Définition des concepts ou termes clés de la politique
- Personnes concernées par la politique, ou portée de la politique (les groupes d’employés touchés par la politique)
- Les responsables qui, au sein de l’organisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application
Contenu d’une procédure
Une politique est souvent accompagnée d’une procédure; celle-ci est définie dans une section de la politique ou dans un autre document mentionné dans la politique. La procédure présente, sous la forme d’étapes numérotées, des instructions sur la façon de mettre en œuvre la politique.
Exemple : Dans une politique sur le congé annuel (vacances payées), il faut préciser la durée de ce congé. Dans la procédure connexe, on indique aux employés comment fixer et faire approuver les dates de leur congé annuel.
Caractéristiques d’une politique bien conçue
Voici quelques éléments importants qui font en sorte qu’une politique RH soit facile à interpréter et à mettre en application.
Politique bien structurée et bien présentée
- La politique est logiquement subdivisée en sections numérotées portant des titres explicites.
- Les pages sont numérotées et on indique le nombre total de pages (p. ex., « page 6 de 8 »).
- Sur chaque page sont indiqués le titre de la politique et celui de la section.
- Les caractères du texte sont bien lisibles.
- Pour que la lecture soit agréable, les paragraphes sont suffisamment espacés et les marges sont généreuses.
Contenu pertinent
- La politique traite d’un sujet qui, pour l’organisation, est pertinent et d’actualité.
- L’objet de la politique est clairement énoncé.
Langage clair
- Le texte est rédigé en termes simples, faciles à comprendre; dans la mesure du possible, il faut éviter les termes trop techniques.
- La terminologie est uniformisée (p. ex., on n’utilise pas à des endroits différents du texte les termes « paiement » et « rémunération » pour désigner la même réalité).
- On donne la définition des termes spéciaux.
- Les phrases et les paragraphes sont courts.
Équité et souplesse
- L’énoncé de la politique laisse une certaine latitude aux gestionnaires afin qu’ils puissent être souples et adapter la politique en fonction des circonstances.
- Le contenu et le libellé de la politique sont exempts de préjugés et encouragent un traitement juste et uniforme.
Respect des lois
La politique respecte :
- les normes du travail et la législation fédérale et provinciale;
- les dispositions des conventions collectives.
Rôle du conseil d’administration dans l’élaboration des politiques RH
Le conseil d’administration peut être appelé à jouer divers rôles dans l’élaboration des politiques RH; ce qui importe, c’est de définir clairement son rôle. Le conseil d’administration peut instituer un comité RH qui sera chargé de la rédaction des politiques et procédures, ou il peut déléguer cette responsabilité au (à la) DG. Il revient souvent au conseil d’administration de donner l’approbation finale à toutes les politiques. De même, le conseil d’administration peut préciser à quelle fréquence les politiques RH devront être révisées, ou il peut déléguer cette responsabilité.
Rédiger les politiques et procédures RH
Déterminez quels sont, pour votre organisation, les importants sujets de politiques
Avec les membres de votre organisation chargés de l’élaboration des politiques, dressez une liste des sujets devant donner lieu à une politique, en tenant compte :
- des lois en vigueur;
- des exigences des organismes de financement;
- de toute convention collective touchant votre organisation;
- des sujets qui sont pour votre organisation des préoccupations importantes et qui l’aident à réaliser sa mission.
Posez-vous les questions suivantes sur les éventuels sujets de politiques
- Comment avons-nous abordé ce sujet dans le passé?
- Est-ce que la taille de notre effectif justifie l’élaboration d’une politique sur ce sujet?
- Sommes-nous prêts à investir le temps nécessaire pour garder à jour cette politique?
- Que voulons-nous accomplir en adoptant cette politique? Quels sont les résultats escomptés?
- Est-ce que cette politique favorise nos valeurs? (Par exemple, si une organisation accorde la première place à la famille, elle peut vouloir se doter de politiques favorisant la vie familiale, par exemple un horaire de travail flexible.)
Recueillez de l’information
Recueillez de l’information sur les pratiques antérieures de votre organisation. Cherchez des modèles de politiques en vous renseignant sur les politiques élaborées par les organisations semblables à la vôtre.
Rédigez le projet de politique
Rédigez une première ébauche en mentionnant les éléments suivants :
- titre de la politique;
- date d’entrée en vigueur de la politique et date des révisions;
- statut d’approbation (à ce stade-ci, il s’agit d’un « PROJET »);
- références (dressez la liste des autres politiques et documents connexes);
- objet de la politique (ce qu’elle vise à promouvoir ou le but à atteindre);
- énoncé fondamental de la politique;
- définition des concepts ou termes clés de la politique;
- les personnes concernées par la politique, ou la portée de la politique (les groupes d’employés touchés par la politique);
- les responsables qui, au sein de l’organisation, sont chargés de mettre en œuvre la politique et de contrôler son application;
- les procédures pour mettre en œuvre la politique, présentées sous la forme d’étapes numérotées.
Afin de faciliter la lecture, mentionnez :
- le titre et le numéro des sections;
- le numéro de page et le nombre total de pages (p. ex., « page 6 de 8 »);
- les en-têtes et pieds de page.
Distribuez le projet de politique et révisez-le
Donnez une copie du projet à tous les membres qui, dans votre organisation, participent à l’élaboration des politiques. Discutez-en ensemble et entendez-vous au sujet des corrections à apporter. Préparez la version finale.
Obtenez les approbations nécessaires pour la mise en œuvre de la politique
S’il appartient à votre conseil d’administration d’approuver la version définitive des politiques, cette étape revêt souvent la forme d’une résolution consignée au procès-verbal. Cette résolution pourrait aussi préciser à quel moment le conseil d’administration souhaite réviser la politique.
Mettez la politique à jour en y ajoutant la date d’approbation.
Faire connaître les politiques RH à l’échelle de l’organisation
Examinez la possibilité d’intégrer les stratégies suivantes dans votre plan de communication afin de faire en sorte que vos employés comprennent bien vos politiques RH.
Manuel de l’employé
Le manuel de l’employé décrit les politiques et procédures de l’organisation. Le style peut être peu formel et on peut n’y souligner que les points importants de chaque politique. Ce manuel peut aussi présenter de l’information générale sur l’organisation et ses priorités. Il convient d’y ajouter une classification des emplois occupés au sein de l’organisation, en précisant si les différents groupes d’employés sont syndiqués ou non, s’ils sont couverts par une convention collective. Les gens pourront se référer à ce manuel lorsqu’ils prennent connaissance des sections de la politique indiquant sa portée ou les personnes concernées.
Le manuel de l’employé peut se révéler un outil d’orientation utile et favoriser de bonnes relations entre un employé et son employeur :
- On y présente le cadre de référence en vue d’assurer équité et uniformité.
- On y encourage le respect des lois à tous les échelons de l’organisation.
- On y présente la philosophie de l’organisation.
- C’est un outil de communication et de responsabilisation.
- Il évite aux gestionnaires d’avoir à passer du temps à clarifier les attentes.
- Bien conçu, il transmet une image positive de l’organisation et peut servir d’outil de recrutement.
Manuel de l'employé - modèle (DOC 181Ko) Ce document est un exemple très complet de manuel de l'employé et qui convient à une petite organisation bénévole ou communautaire oeuvrant au Canada. Lors de la rédaction de ce document nous avons posé certains postulats, aussi il revient aux utilisateurs d'apporter les adaptations et modifications nécessaires afin que ce document réponde aux besoins particuliers de leur organisation et respecte les normes d'emploi et la législation du travail en vigueur dans leur province ou territoire. |
Exemples de manuel de l’employé, de politiques et de procédures Community Living Upper Ottawa Valley – Human Resources Policies County of Renfrew – Corporate Policies Government of Newfoundland and Labrador – Human Resource Policy Manual |
Guide des politiques et procédures relatives au personnel
On utilise souvent cette expression pour désigner le document rassemblant les politiques et procédures détaillées, et qui est souvent distribué au personnel chargé de la supervision.
Séances d’information
Une séance d’information permet de bien expliquer aux employés une nouvelle politique. Il faut donner les raisons qui ont motivé l’élaboration de la politique, identifier les personnes qui ont été consultées et préciser quand sera révisée la politique.
Déclaration de l’employé
Pour certaines politiques, vous voudrez peut-être demander à tous les employés de signer une déclaration attestant qu’ils comprennent bien la politique. Si vous choisissez de le faire, vous devrez faire en sorte que tous les employés — actuels et futurs — assistent à une séance d’information sur la politique et signent la déclaration de l’employé.
Diffusion
Assurez-vous que tous les employés ont en main une version à jour de toutes les politiques et procédures pertinentes pour l’exercice de leurs fonctions, ou encore qu’ils puissent aisément consulter les politiques et procédures dans un lieu facilement accessible.
Communication continue
Envoyez à tous les employés de courts communiqués précisant différents aspects d’une politique qu’ils peuvent ne pas avoir saisis ou qu’ils n’appliquent pas dans leur travail quotidien.
Réviser et mettre à jour les politiques
Pour la révision des politiques, le conseil d’administration peut établir un calendrier ou déléguer cette responsabilité. Il est raisonnable de réviser les politiques tous les deux ou trois ans.
Lorsque la législation gouvernementale est modifiée et que ces changements touchent les politiques de l’organisation, celle-ci doit réviser aussitôt les politiques concernées. Certaines organisations ont adopté une politique prescrivant de réviser chaque année les politiques organisationnelles, ce qui les aide à toujours respecter les prescriptions de la loi.
Lorsqu’une politique ou une procédure est mise à jour, vous devez en informer les employés et leur donner la version révisée de la politique ou de la procédure.
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Prochaine section : Exemples de politiques RH
